segunda-feira, 13 de outubro de 2008
Segundo a Receita da Federal do Brasil, o Sistema Público de Escrituração Digital - SPED - consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas em forma digital. O projeto instituído pelo Decreto n 6.022, de 22 de janeiro de 2007, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010). O mesmo é composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NF-e (Nota Fiscal eletrônica) e representa uma iniciativa integrada das administrações tributárias nas três esferas governamentais: federal, estadual e municipal.
Com o SPED o relacionamento com o Fisco será totalmente alterado, o qual os contribuintes deixarão de repassar as informações no formato de papel e passarão a adotar os arquivos digitais. O SPED contábil substituirá os livros Diário e Razão, Diário Geral, Diário com Balancetes Escrituração Resumida (vinculado ao livro auxiliar), Diário Auxiliar, Razão Auxiliar, Livro de Balancetes Diários e Balanços. O SPED fiscal reunirá informações do ICMS, guias informativas anuais, livros de Escrita Fiscal, informações do IPI e outros. Com isso o governo terá um maior controle das informações, reunidas em um único arquivo, facilitando a auditoria da Receita Federal para detecção de sonegação e lavagem de dinheiro.
O processo de envio das informações do SPED contábil exigirá o preenchimento dos dados em um formato do sistema o qual passará pelo Programa Validador e Assinador (PVA), disponibilizado gratuitamente pela Receita Federal. Após a validação será necessário a assinatura digital do livro pelos responsáveis pela empresa, de acordo com os registros da Junta Comercial e a assinatura digital do contador, para a autenticação na Junta Comercial da respectiva jurisdição.
Para tudo isso acontecer é preciso realizar uma grande avaliação da estrutura atual da organização, privada e pública, afetando principalmente os processos operacionais internos e integrando diversas áreas, entre elas TI, contábil, tributária, produção e etc.
O Governo Federal já repassou para os Estados mais de R$ 300 milhões com o intuito de modernizar e estruturar para o SPED. E as empresas privadas, como devem se modernizar e estruturar? Isso dependerá bastante de cada empresa, a qual deverá levantar diversos pontos sobre os impactos da adoção do SPED, dentre eles:
- a infra-estrutura de TI suporta a adoção?
- os processos internos estão adequados?
- qual o nível de segurança é necessário aplicar?
- quais os riscos da adoção?
- temos expertises para implantação?
- iremos precisar de uma consultoria?
- precisaremos de um gerenciamento eletrônico de documentos (GED)?
- quais colaboradores precisarão de uma capacitação técnica?
- qual o impacto para as partes envolvidas (pessoas, fornecedores, clientes, etc.)?
A integração de todas as áreas será essencial para dimensionar o impacto da adoção do sistema. Não existe um setor responsável pelo SPED. A responsabilidade é de toda a organização.
A utilização de um software será essencial para todas as organizações. A escolha do mesmo dependerá bastante do porte e da atividade da mesma. Organizações que já possuem uma boa infra-estrutura de TI com sistemas integrados terão um menor impacto e dificuldade na implantação do SPED. As que não possuem terão que se adequar para poder ter um mínimo necessário de infra-estrutura e software.
Em alguns casos, os custos da implantação do SPED será alto, com aquisição da assinatura digital, treinamento, aquisição de software, modernização do parque tecnológico, redesenho de processos e contratação de consultoria. Porém, as organizações terão um retorno a médio/longo prazo desses custos, com a redução de material impresso e armazenado, controle sobre as compras e vendas em tempo real, racionalização e simplificação das obrigações, diminuição do tempo gasto em algumas atividades devido a uniformização das informações a serem enviadas a unidades federadas, entre outras vantagens.
Muitas empresas ainda não estão obrigadas a enviar os dados pelo SPED, porém elas devem acompanhar as notícias relacionadas ao sistema para poder analisar e planejar antecipadamente. O planejamento será essencial para que não ocorram problemas. As organizações que deixarem para a última hora provavelmente terão seus custos e problemas bem maiores.
Para mais informações sobre o SPED, envie um e-mail para grcnews.org@gmail.com
Postado por Felipe Sanches